Mitarbeiterfotos richtig planen – 7 Tipps vom Fotografen

Mitarbeiterfotos sind einer der unterschätztesten Bereiche in der Unternehmenskommunikation. Nicht weil die Bilder schwer zu machen wären – sondern weil die Vorbereitung über Erfolg oder Misserfolg entscheidet, lange bevor die erste Aufnahme entsteht. Hier schreibe ich auf, was ich in jedem Vorgespräch anspreche – und worüber wir meistens länger reden als erwartet.

1. Klären Sie vorab, wofür die Bilder genutzt werden

Nur intern – für Microsoft Teams, das Intranet oder die E-Mail-Signatur? Oder auch extern – LinkedIn, Website, Pressemitteilungen? Das klingt nach einer Nebenfrage, ist aber entscheidend für Bildsprache, Stil und Aufwand.

Im Vorgespräch sprechen wir das immer als erstes durch. Wer aktiv Employer Branding auf LinkedIn betreibt, braucht eine andere Bildsprache als jemand, der schlicht aktuelle Gesichter im System haben will. Das sind zwei verschiedene Aufgaben – und ich plane entsprechend. Mehr zu meinem Ansatz finden Sie bei Mitarbeiterfotos.

2. Informieren Sie Ihr Team rechtzeitig – und konkret

Teilen Sie Ihren Mitarbeiter:innen frühzeitig mit, wann und wo die Fotos stattfinden, wie viel Zeit eingeplant ist und was sie anziehen sollen. Klare Ansagen reduzieren Stress am Shooting-Tag erheblich.

Ich erstelle auf Wunsch einen Zeitplan für den Tag, damit jede Person weiß, wann sie an der Reihe ist – und niemand unnötig wartet oder fehlt.

3. Kleidung: einmal waschen, bitte

Einheitliche Farben oder ein abgestimmter Dresscode tragen zu einem harmonischen Gesamtbild bei. Logokleidung kann je nach Kontext Sinn machen – das besprechen wir im Vorgespräch. Bunte Muster und stark gemusterte Stoffe lenken vom Gesicht ab.

Ein Hinweis aus der Praxis: Wenn Ihr Unternehmen neue Polo-Hemden oder Uniformteile für das Shooting anschafft – bitte nicht erst kurz vorher aus der Packung nehmen. Die Falten aus Produktion und Versand sind auf Fotos deutlich sichtbar. Einmal waschen, kurz bügeln, einen Tag vorher aufhängen. Das spart beim Shooting und in der Nachbearbeitung jede Menge Zeit und Arbeit.

4. Location: Ihr Unternehmen oder neutral

Die beste Location ist oft das eigene Unternehmen – ein heller Besprechungsraum, ein interessanter Produktionsbereich, der Eingangsbereich. Das zeigt Kontext und erzählt etwas über den Arbeitsalltag. Ich besuche den Ort vorab und berate, was wo funktioniert.

Wer keinen geeigneten Raum hat oder eine neutralere Bildsprache bevorzugt, kann auch extern gehen. Ich kenne geeignete Locations im Raum Stuttgart, Esslingen und Kirchheim unter Teck und helfe bei der Auswahl. Mein Studio in Kirchheim unter Teck ist natürlich auch immer eine Option. Es liegt verkehrsgünstig und ist sowohl mit öffentlichen Verkehrsmitteln und mit dem Auto gut zu erreichen.

5. Planen Sie ausreichend Zeit ein

Steife, angespannte Fotos entstehen fast immer dann, wenn jemand das Gefühl hat, er muss jetzt schnell „fertig" sein. Zeit ist das günstigste Mittel gegen schlechte Portraits.

Ich arbeite im 10-Minuten-Takt pro Person. Sind mehrere Outfits oder Looks geplant, sind es 15 Minuten. Jede Person bekommt dieselbe Aufmerksamkeit – die Vorständin genauso wie der Mitarbeiter in der Produktion. Ich berate zu Kleidung, Haltung und Frisur, schaffe eine ruhige Atmosphäre und warte, bis jemand wirklich entspannt vor der Kamera ist.

Was dabei auf menschlicher Seite passiert – warum fast jede Person sagt, sie sei nicht fotogen, und was das mit guten Portraits zu tun hat – habe ich in einem separaten Text aufgeschrieben. → Niemand ist gerne vor der Kamera

6. Licht: reproduzierbar schlägt schön

Natürliches Fensterlicht sieht oft gut aus – ist aber von Tag zu Tag und Stunde zu Stunde verschieden. Wenn Sie in einigen Monaten neue Mitarbeiter:innen fotografieren lassen und die Bilder nahtlos zur bestehenden Galerie passen sollen, ist das ein Problem.

Ich bringe professionelle Beleuchtung mit, die ich exakt dokumentiere und jederzeit reproduzieren kann. So sehen alle Fotos aus einem Guss aus – egal ob sie im Abstand von einer Woche oder zwei Jahren entstanden sind.

7. Denken Sie in Zyklen, nicht in Projekten

Mitarbeiterfotos sind kein einmaliges Projekt. Teams wachsen, Gesichter ändern sich. Wer neue Kolleginnen und Kollegen mit einem völlig anderen Look ins Team-Foto integriert, merkt schnell, dass Konsistenz schwer nachzurüsten ist.

Ich dokumentiere nach jedem Shooting Lichtaufbau, Hintergrund und Einstellungen – damit Folgeaufnahmen unter identischen Bedingungen möglich sind. Ein einheitliches Erscheinungsbild über die Zeit stärkt die Arbeitgebermarke, besonders auf LinkedIn und der eigenen Website.

Vorgespräch inklusive

Alle genannten Punkte besprechen wir vor dem Shooting – das Vorgespräch ist fester Bestandteil jedes Auftrags und kostet nichts extra. In 30 Minuten klären wir Zweck, Anzahl der Personen, Zeitplan, Kleidungsfragen und Location. So entstehen am Shooting-Tag keine Überraschungen.

Wenn Sie Mitarbeiterfotos in Stuttgart, Esslingen, Kirchheim unter Teck oder der Region planen – schreiben Sie mir. Ich melde mich innerhalb eines Werktages.

Jetzt sind Sie dran!

Wenn Sie Mitarbeiterfotos in Stuttgart, Esslingen, Kirchheim unter Teck oder der Region planen – schreiben Sie mir. Ich melde mich innerhalb eines Werktages.